Outlook：連絡先の配布リストについて

ビジネスでは、プロジェクトごとや部署ごとなど、決まったメンバーにメールを送付することがあります。

その際、都度メンバーを宛先に指定していては効率的ではありません。

そこで"配布リスト"というメンバーを登録したグループアドレスを作成しておき、そのグループアドレス宛にメールを送信すると時間も短縮できますしミスも起こりません。

1. 連絡先フォルダを開き、「ファイル」-「新規作成」-「配布リスト」をクリック

2. 「メンバの選択」をクリックし、「名前を表示するアドレス一覧」のリストからメールアドレスが保存されているアドレス帳を選択（※どのアドレス帳にも保存されていない場合は、配布リストに戻り「新規追加」をクリックしてアドレスを手入力してください。）

3. 「名前」ボックスからメンバーを選択して追加し、「OK」で閉じる

4. 配布リスト名を「名前」ボックスに入力して「保存して閉じる」をクリック

◇ 方法（1） アドレス帳から選択する

1. メールメッセージを開き、「宛先」ボタンをクリック

2. 配布リストが登録されているアドレス帳（連絡先）を「名前を表示するアドレス一覧」より選択

3. 「名前」ボックス一覧から配布リストを選択し、「宛先」ボタンをクリックして「OK」で閉じる

◇ 方法（２） 連絡先から配布リストを指定する

• 連絡先フォルダを開き、配布リストを右クリックし、「この連絡先への新しいメッセージ」をクリック
  →新規メッセージが開き、「宛先」ボックスに配布リストが表示される

◇ 方法（1） メールに添付する

1. 新規メッセージを開き、「挿入」−「アイテム」をクリック

2. フォルダの場所＝「連絡先」とし、配布リストを選択して「OK」をクリック

3. 添付できたら社長に送信する

4. 受信した社長はドラッグして自分の連絡先に配布リストを保存する

※ Ctrl+Cキーで配布リストをコピーし、メッセージに貼り付けても同様です。

◇ 方法（2） 相手の連絡先にドラッグする（Exchangeサーバーで共有している場合）

• Exchangeサーバーを利用している場合は連絡先を共有できる為、秘書のPCから社長の連絡先に配布リストをドラッグすることができます。（※ 連絡先の共有方法の詳細はこちらを参照）

1. 社長が自分の連絡先に秘書のアクセス権をつける

2. 秘書が社長の連絡先を自分のOutlookのフォルダ一覧に追加する

3. 秘書は配布リストを社長の連絡先にドラッグする

◇ 方法（3） 連絡先を共有し、同じ配布リストを利用する（Exchangeサーバーで共有している場合）

• 秘書の連絡先を共有
  → 秘書の連絡先に、社長のアクセス権を付け共有する
  （社長は秘書の連絡先にアクセスし、配布リストを右クリック−「この連絡先への新しいメッセージ」をクリックして送信可能）

• 社長の連絡先を共有
  →社長の連絡先に、秘書のアクセス権を付け共有する
  （秘書は配布リストを自席で作成し、それを社長の連絡先にドラッグして保存する。）

☆共有（方法3）の利点は、配布リストの元となる連絡先アイテムも参照している為、アドレスの修正がたやすい。

しかし、全体から見るとメッセージの送信の際「宛先」ボックスや「CC」ボックスから選択できるよう、自分の連絡先に保存されていることがベスト。

と、なると後の修正のことも考え、連絡先アイテムも連絡先配布リストも自分の連絡先に登録してもらうのがいい。

自分の連絡先に同じアドレスがあった場合、配布リストの連絡先アイテムをWクリックしてそっちを参照するのだろうか。

連絡先の配布リストは、連絡先アイテムから作成した場合、"それらアイテムのリンク情報を保持した状態"です。
よって、配布リスト内のアドレスに修正が必要な場合も、連絡先アイテムの方を修正するだけで済みますし、配布リスト内のアドレスを修正する必要はありません。

では、作成した配布リストを他のユーザーに渡した場合はどうでしょう。

この場合、配布リスト自体はアドレスを保持しているので問題なくこのリストを使用してメール送信ができます。

しかし、連絡先アイテムのリンク情報を保持している状態なので、ダブルクリックしてアイテムを開こうとすると、アイテムを探しにいき、状況によって以下の動作が起こります。

• 配布リストの元になっている連絡先アイテムにアクセスできる場合（つまり、元の連絡先アイテムが保存されている連絡先フォルダにアクセス権がある場合）
  →元の連絡先アイテムが開きます。ここで編集した場合は、アクセス権があるなら連絡先アイテムに保存されるわけですが1つ注意が必要です。それはリンクされているからといって、すぐ配布リストに反映されるわけではないということ！！！
  　

リンクはしているわけだから、元の連絡先アイテムが変更された後、配布リスト内のアイテムを開くと当然その変更後のアイテムが開く。なので、配布リストの情報にも変更は反映されている、と思いがちだがこれは大きな間違い！（参照して見にいって元のアイテムが開くだけで、配布リストが持つ情報（表示名とメールアドレス）に連絡先アイテムの情報が反映されているわけではないのだ。）

配布リストと、連絡先アイテムはリンクされてはいるが、アイテムの変更は配布リストに即反映されるわけではない！

配布リストで使用する情報は、メールアドレスと表示名である。これは配布リスト自体が保持している情報で、元のアイテムとリンクはしているが、元のアイテムに変更があった場合配布リストにまですぐ反映されるわけではないのだ。

元のアイテムの変更を配布リストにも反映させるには、配布リストを開き、「今すぐ更新」をクリックする必要があります。

この更新をすることによって、元の連絡先の情報が、配布リストに反映されます。

配布リストについて

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