ExchangeServer内のパブリックフォルダには電子メールアドレスが設定できるため、 以下のような運用が可能です。
パブリックフォルダにアイテムを送信することが できる
パブリックフォルダに投稿・保存されたアイテムを条件に応じて他のパブリックフォルダに移動することができる(フォルダーアシスタント機能)
下記Q&Aを参照し、Exchange ServerおよびOutlookの設定/操作を行ってください。
Exchange Server:パブリックフォルダに電子メールアドレスを設定するには