文書の「組み込み」とは、複数の文書に記録された変更履歴を1つの文書にまとめる機能です。
1つの文書を複数の校閲者にコピーして配布し、各メンバーの変更履歴を1つの文書にまとめます。(組み込む)
これにより全ての変更箇所を1度に確認し反映/元に戻すなどができます。
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正確には(1) 元文書QとAさんを組み込み、(2) 組み込み結果QとBさんを組み込みます。1度に組み込めるのは2ファイルずつなので、それ以上の場合は組み込みを繰り返します。
■ 組み込み方法
例:元文書(山田.docx)を3人の校閲者に配布し、それぞれの修正点(変更履歴)を組み込んでみましょう。
(★3人は変更履歴を記録して修正していますが、文末の「○○より」のみ、変更履歴は記録せずに入力しています。)
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「校閲」タブ−「比較▼」−「組み込み」をクリック
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「元の文書」に元文書(山田.docx)を指定し、「変更された文書」に1人目の校閲者の文書(田中.docx)を指定
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「オプション」をクリックして「変更の表示対象」を「元の文書」にし、「OK」をクリック
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組み込まれた元文書(山田+田中)を開いたまま、次の校閲者(Bob)のファイルを組み込みます。(元文書にBobファイルを組み込み)再度1〜3の手順で操作します。
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組み込まれた元文書(山田+田中+Bob)を開いたまま、次の校閲者(鈴木)のファイルを組み込みます。(元文書に鈴木ファイルを組み込み)再度1〜3の手順で操作します。
これで3つの文書(田中、Bob、鈴木)の変更履歴が元の文書(山田)に組み込まれました。変更履歴を確認しながら「承諾」や「元に戻す」
が可能です。