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Outlook2010「グループスケジュールに空き時間として公開されている予定を表示する」とは?
対象:Exchange Server2010+Outlook2010
 

予定表のオプションで「グループスケジュールに空き時間として公開されている予定を表示する」という項目があります。(オプション−「予定表」−「表示オプション」)この意味が分からない、という方が多くいらっしゃるのでご説明します。

 

予定アイテムには「公開方法」という項目があります。「予定あり・仮の予定・外出中・空き時間」から選択でき、他のユーザーにこれらを公開することで、自分のスケジュールを知らせることができます。 (参考:ユーザー間で予定表を共有する

 

 

既定の表示設定では「公開方法」を「空き時間」としている予定アイテムは「グループスケジュール 」表示では表示されません。その他の表示形式(月・週・日・稼働日)であれば 「空き時間」の予定も表示されます。 ※共有予定表ではそれ以前にアクセス権に左右されます。(▽ 補足参照)

▼「ホーム」タブ−「表示形式」で「グループスケジュール」表示にした場合は「空き時間」の予定は表示されない

 

「公開方法=空き時間」の予定もグループスケジュール表示で表示したい人のために、この設定項目があります。

  1. 「ファイル」タブ−「オプション」をクリック

  2. 「予定表」−「表示オプション」にある「グループスケジュールに空き時間として公開されている予定を表示する」にチェックを入れる

 

補足

 

これは閲覧するOutlookの表示設定であり、チェックを入れることで共有の予定表/自分の予定表に関わらず「公開方法=空き時間」の予定がグループスケジュールで表示されるようになります。但し共有予定表では、まずはアクセス権によって左右されるため、チェックを入れても「空き時間」の予定が表示されないことがあります。予定表フォルダの既定のアクセス権は組織ユーザーに対し「空き時間情報」の読み取り※1のみ許可しているため、どの表示形式でも「公開方法=空き時間」の予定は表示されません。「参照者」以上の権限を付与されれば、公開方法に関わらず全予定アイテムを参照できるようになります。この場合は「グループスケジュール」で「公開方法=空き時間」のアイテムが表示されるかどうかは閲覧するOutlookの表示設定によるため、チェックを入れると表示されるようになります。

尚、私見ですが共有予定表を利用している場合、所有者が特に意識せずアイテムを「空き時間」にしてしまう場合もあるため、グループスケジュール表示を利用している場合は全予定を表示できるようにこのチェックは入れておいた方がよいかもしれません。

 

※1 空き時間情報の読み取り…公開方法が「予定あり・仮の予定・外出中」のアイテムの日時を公開することで、自分の空いている時間を知らせるというものです。(「空き時間」のアイテム=空いている時間であるため日時も公開されません。)

※会議出席依頼の「スケジュールアシスタント」画面ではチェックのON/OFFに関わらず、「公開方法=空き時間」の予定は表示されません。

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

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