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Outlook2010: 送信メールをフォルダに振り分けるルール(送信済みには入れたくない)

   
 

 

 

「送信メールを自動で仕分けたいが、送信済みアイテムにも入り重複してしまう」というご質問をいただくことがあります。

これを回避するには次の手順で操作します。

  1. 「送信済みアイテムフォルダーにメッセージのコピーを保存する」のチェックを外す

  2. 特定のメールをフォルダに仕分けるルールを作成し、更にこのルールに合致したらそれ以下のルールは実行しない設定にする

  3. 全送信メールを送信済みアイテムに仕分けるルールを作成


 STEP1:送信済みアイテムへの保存をオフにする

  1. 「ファイル」タブ−「オプション」−「メール」をクリック

  2. 「メッセージの保存」にある「送信済みアイテムフォルダーにメッセージのコピーを保存する」のチェックを外し「OK」をクリック

 

 STEP2:自動仕分けルールを作成する

◎ 特定の送信メールをフォルダに振り分ける ◎

  1. 「ファイル」タブ−「仕分けルールと通知の管理」をクリック

  2. 「新しい仕分けルール」をクリックし「送信メッセージにルールを適用する」を選択して「次へ」

  3. 「受信者のアドレスに特定の文字が含まれる場合」にチェックを入れアドレスを指定し「次へ」

  4. 「コピーを指定フォルダーへ移動する」「仕分けルールの処理を中止する」にチェックを入れフォルダを指定し「次へ」

  5. 「完了」−「OK」をクリック(★続けて↓のルールを作成)

 

◎ 上記以外の全メールを送信済みアイテムへ振り分ける ◎

  1. 「新しい仕分けルール」をクリックし「送信メッセージにルールを適用する」を選択して「次へ」

  2. 何も指定せず「次へ」

  3. 「この仕分けルールはすべての(送信メッセージ)に適用されます。よろしいですか?」→「はい」をクリック

  4. 「コピーを指定フォルダーへ移動する」にチェックを入れ「送信済みアイテム」フォルダを指定し「次へ」

  5. 「完了」−「OK」をクリック

  6. 「仕分けルールと通知」ダイアログに戻り【特定のフォルダに振り分けるルール】【全メールを送信済みアイテムへ移動するルール】より上位に表示されているか確認
    ★注!表示順にルールが適用されます。【特定のフォルダに振り分けるルール】が下位だった場合はボタンで上位に変更してください。

     

  7. 「OK」で閉じる

 

上記の手順で、特定のメールはフォルダに自動仕分けし、それ以外は送信済みアイテムへ振り分けることができます。最初のルール(特定のフォルダへの仕分け)に合致したメールはそれ以下のルールは適用されない(中止)ため、重複してしまうことはありません。(ちなみに全メール「送信済みアイテム」に残す必要がないなら、STEP1のチェックを外して特定のフォルダへの振り分けルールを作成するだけでOKです)

 

 

 

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