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Word  ≫ 差し込み印刷

Word差し込み印刷: 個別ファイルとして保存したい(1レコード1ファイルとして保存)

 

 

 

 


 

 

 


 

 

 

 

 

通常、差し込み印刷では1レコードが1ページずつ保存されますが(レター)これを1レコードにつき1ファイルずつ保存する方法をご紹介します。

 

■ 操作手順

  1. 差し込みフィールドが挿入されたメイン文書を開き、1行目に カーソルを置く

     ★1行目は空白行でも構いません。

     

  2. 「ホーム」タブの「スタイル」にある見出し1右クリック「選択箇所と一致するように見出し1を更新する」をクリック



     → 1行目に見出し1が適用されます。(※書式を崩さず見出しスタイルを適用できますが、空白行を入れて見出し1を適用しても可)


     

  3. 「差し込み文書」タブ−「個々のドキュメントの編集」をクリックし「すべて」のまま「OK」をクリック
    1ページずつレコードが差し込まれる
     

  4. 「表示」タブ−「アウトライン」をクリック
    → アウトライン表示に切り替わる
     

  5. 「レベルの表示▼」から「レベル1」を選択

  6. 「文書の表示」をクリック

     

  7. Ctrl+Aキーで全選択「作成」をクリック

    → 個々のファイルに分割される(※見出しごとにサブ文書が自動作成されます)
     

  8. Ctrl+Hキーを押し「検索と置換」ダイアログで「オプション」をクリック

  9. 「あいまい検索」のチェックを外し「特殊文字▼」から「セクション区切り」をクリック

  10. 「置換後の文字列」ボックスは空白のまま「すべて置換」をクリック

     

  11. すべてのセクション区切りが削除されたら「検索と置換」ダイアログは閉じる

  12. 「上書き保存」ボタンをクリックし、新規フォルダに名前を付けて保存し、ファイルを閉じる

→ 保存したフォルダに1ファイルずつ保存されます。

 

★補足★

  • グループ文書・サブ文書機能を使うと、見出しごとに別ファイルとして分割することができます。 これを利用した方法です。

  • 最後にセクション区切りを削除する理由は各ファイルに1ページ余分な空白ページを作成しないようにするためです。

 

 

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