Exchange/Outlook：アイテム保持ポリシー の設定【総まとめ】

■ 既定の保持タグ一覧（既定のタグと動作）

先にご紹介した通り、保持タグの型は3種類あります。 それらの型で作成された既定のタグの一覧です。

• 既定(DPT) … メールボックス全体に適用される削除ポリシー＆アーカイブポリシー
  　

• 既定のフォルダタグ(RPT) … 既定のフォルダ（受信トレイや削除済みアイテムなど）に適用。アーカイブ用の既定のフォルダタグ（PRT)は作成できません。
  ●例：JunkMail → 【迷惑メールフォルダ】に適用。迷惑メールフォルダ内のアイテムは30日で削除されます（回復可能なフォルダーへ移動）※削除タグ
  ●例：Recoverable Items 14 days move to archive →【回復可能なフォルダ】に適用。このフォルダのアイテムは14日でアーカイブへ移動 ※アーカイブタグ
  　

• 個人タグ…ユーザー 作成のフォルダに適用可能（アーカイブ用でも削除用でも）既定のフォルダ（受信トレイ など）にもアーカイブ用のタグは適用できますが、削除タグは適用できません。

名前と動作	タグ（型）	保存(日）	動作
Default 2 year move to archive アイテムが2年経過したらアーカイブへ移動	既定ポリシータグ (DPT) → DPTはメールボックス全体に動作	730	アーカイブ
Recoverable Items 14 days move to archive 回復可能なアイテムフォルダー内のアイテムは14日 経過したらアーカイブへ移動	既定のフォルダタグ（RPT） →回復可能なアイテムフォルダーに動作	14	アーカイブ
Personal 1 Year move to archive 1年経過したアイテムはアーカイブへ移動	個人	365	アーカイブ
Personal 5 Year move to archive 5年経過したアイテムはアーカイブへ移動	個人	1825	アーカイブ
Personal Never move to archive 永久にアーカイブへ移動しない	個人	なし	アーカイブ
1 Week Delete 1週間経過したら削除（回復は許可）	個人	7	削除
1 Month Delete 1ヶ月経過したら削除（回復は許可）	個人	30	削除
6 Month Delete 6ヶ月 経過したら削除（回復は許可）	個人	180	削除
1 Year Delete 1 年で削除	個人	365	削除
5 Year Delete 5 年で削除	個人	1825	削除
Never Delete 永久に自動削除しない	個人	該当なし	削除
JUNK Mail 迷惑メール	既定フォルダタグ (RPT)	30	削除

■覚えておくべきポイント

• 管理者がメールボックスに適用するポリシーはボックス全体に作用（削除ポリシー/アーカイブポリシー）

• アーカイブポリシーはインプレースアーカイブが有効なメールボックスにのみ動作

• アイテム保持ポリシーとは保持タグが集まってできたルール

• 既定タグ（DPT＝メールボックス全体に適用されるタグ）は1つのポリシーにarchive用のタグ、削除用のタグそれぞれ1つずつ格納可能（DPTで削除タグはあまり作らないかもしれませんが）

• 既定のフォルダ（受信トレイや送信済みアイテムなど）にはまず既定タグ（DPT）が適用されるが、既定フォルダタグ（RPT）で特定の既定フォルダを指定したタグがあればこちらが優先

• 個人タグは最強だが既定フォルダに適用できるのはアーカイブ用のタグのみ（削除用の個人タグは既定のフォルダには適用不可（DPTかRPT）

■ アイテム保持ポリシーの作成方法(管理者）

1. 365管理センター→コンプライアンスをクリック
   （又はMicrosoft Purview コンプライアンス ポータルへ）

2. データライフサイクル管理 → Exchange（従来型）をクリック

3. 【MRMアイテム保持ポリシー】で「新しいポリシー」をクリック

4. 「名前」に分かりやすいポリシー名を入力（例：Never Archive&Never Delete、等）

5. 「タグの追加」をクリックし、任意の保持タグにチェックを入れ「追加」

6. 「送信」をクリック

■ ポリシーを特定のメールボックスに適用する方法(管理者)

1. Exchange管理センター → メールボックスをクリック

2. 任意のユーザー（メールボックス）をクリックし「メールボックス」をクリック

3. 「アイテム保持ポリシー」にある「メールボックスポリシーの管理」をクリック

4. 「アイテム保持ポリシー」から任意のポリシーを選択

※ポリシーの内容を変更すると、適用したメールボックスへ自動的に反映されます。

※適用したポリシーはメールボックスに適用されます。既定のフォルダ（受信トレイ等）へはこのポリシーが適用され 、削除ポリシーは変更できませんが、アーカイブポリシーは変更できます（個人用保持タグを設定）

ユーザーが作成したフォルダには親フォルダーのポリシーが継承されますが、自身で変更できます（削除ポリシーもアーカイブポリシーも）ユーザー作成のフォルダには保持 タグのうち「個人」タグを適用することができます。

　

■ ユーザー自身で特定のフォルダにポリシーを適用する方法

※ユーザー自身で個別にフォルダに適用できるのはExchangeのMRMアイテム保持タグに存在する個人用の保持タグのみです。

　

STEP1：ポリシー（保持タグ）を追加する

1. OWAを起動（https://outlook.office.com)
   ※ またはOutlookを起動→「ファイル」タブ→「アカウントの設定」下のURLをクリック

2. OWA右上の歯車アイコン（設定）をクリック

3. 「アイテム保持ポリシー」をクリック

4. 「＋新しいポリシーを追加」をクリック

5. 任意のポリシーにチェックを入れ（複数可）「保存」をクリック
   → ここに表示されるのはExchangeのMRMアイテム保持タグにある個人タグです。ここでチェックを入れたポリシーの中からフォルダ毎に選択できるようになります（なのでここでは全チェック しておいてもOK）

STEP2：Outlookの各フォルダにポリシーを適用する

ｰ 既定のフォルダ（受信トレイ等）の場合 ｰ

※注！既定のフォルダにユーザーが適用できるのはアーカイブポリシー（正確にはアーカイブ用個人タグ）のみです。 削除タグ

1. 受信トレイを右クリックし「プロパティ」

2. 「ポリシー」タブをクリックし、オンラインアーカイブにある「次の日時以前のアイテムをアーカイブに移動する」リストから任意のものを選択する
   

• ここはアーカイブ用のポリシーなので、選択候補に表示されるのはSTEP1で追加したタグのうち、「個人タグ」かつ「アーカイブ用」のものです。

• 表示される名前は保持タグの日本語名です（1年間…Personal 1 year move to archive、5年間…Personal 5 year move to archive、有効期限なし…Personal never move to archive）

　

ｰ ユーザー作成のフォルダの場合 ｰ

1. フォルダを右クリックし「プロパティ」

2. 「ポリシー」タブをクリックし、フォルダーのポリシーを選択し「OK」をクリック
   

• ここは削除用のポリシーなので、選択候補に表示されるのはSTEP1で追加したタグのうち、「個人タグ」かつ「削除用」のものです。

• 表示される名前は保持タグの日本語名です（Never Delete(有効期限なし）…Never Delete）

※尚、ポリシーの変更には24Hかかる場合があります。

参考URL：ExchangeOnlineアイテム保持ポリシーを作成する

■ PowerShellでアイテム保持ポリシーを指定

1. PowerShellを起動しExchangeOnlineに接続（初めてPSで接続する人はこちら）

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName xxx@xx.com

　

2. ポリシーを指定する

Set-Mailbox -Identity メールアドレス -Retentionpolicy “ポリシー名”

　

例：2年後にアーカイブへ移動するポリシー名がMRM Policy (2 Year）なら･･･

Set-Mailbox -Identity アドレス -Retentionpolicy “MRM Policy (2 Year)”

　

デフォルトポリシーに戻すなら

Set-Mailbox -Identity アドレス -Retentionpolicy “Default MRM Policy”
　

現在のポリシ－を確認する なら

Get-EXOMailbox -Identity アドレス -PropertySets Policy | select RetentionPolicy

参考URL