Word 差し込み印刷：「 フィールドの対応」の使い方

差し込み印刷に関する質問で「フィールドの対応」は何のためにあるの？というご質問をいただくことがあります。

これは複数のデータファイル（Excel等のリスト）を切り替えて差し込み印刷を行う場合に、一括してメイン文書のフィールドを入れ替えることができる便利な機能です。

例えば、次の2つのデータファイルでは “会社名” に対する項目名が異なります。

• データファイルA.xlsx → 企業名

• データファイルB.xlsx → 勤務先

この場合、メイン文書にどちらかのフィールドを挿入すると、データファイルを 変更した時に1つ1つフィールドを差し替えなくてはなりません。^★補足1

▼ データファイル変更時に表示される「無効な差し込みフィールド」。メイン文書の「企業名」とデータファイルの「勤務先」を差し替える必要がある。

そんな面倒な作業を省略できるのが、この「フィールドの対応」機能です。メイン文書にWordの標準フィールドを挿入しておくことで、どんなデータファイルのフィールドでも一括差し替えができます。

★補足1：こちらの方法で も回避できますが、多くのデータファイル（リスト）を利用するならこの機能を使った方が便利です。

 ◇ 操作方法 ◇

手順としては全てのメイン文書にWordの標準フィールドを入れておき、後からデータファイル（リスト）の項目名に”対応”させていく、というものです。よって様々なメイン文書を先に作成しておくことができます。

1. メイン文書（雛形）を開く

2. 「差し込み文書」タブ−「差し込み印刷の開始▼」でメイン文書の種類（ラベルなど）を選択

3. 「宛先の選択▼」−「既存のリストを使用」でデータファイルを指定

4. 「差し込みフィールドの挿入」ボタン（注：▼ではない）をクリック
   
   　

5. 「標準フィールド」をクリックし、任意の標準フィールドを選択して「挿入」をクリック
   
    → メイン文書に標準フィールドが挿入されました。次にデータファイルのフィールドに対応させます。（これが一括差し替え）
   　

6. 「差し込み文書」タブ−「フィールドの対応」ボタン をクリック

7. 標準フィールドに対応する（差し替える）フィールド名を選択し「OK」をクリック
   
    ↑≪会社名≫を≪企業名≫に一括差し替え
   　

8. 「複数ラベルに反映」をクリックし「結果のプレビュー」で確認する

◇ 異なるデータファイルを利用する時は ◇

一度標準フィールドを挿入しておけば、今度どんなデータファイルのフィールドでも簡単に一括差し替えができます。

1. 「宛先の選択▼」−「既存のリストを使用」でデータファイルを指定する

2. 「フィールドの対応」ボタンをクリック

3. 標準フィールドに対応する（差し替える）フィールド名を選択し「OK」をクリック