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Word差し込み印刷:ASKフィールドの使い方(例)

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

差し込み印刷におけるASKフィールドについて「どういう状況で使うのか」「何が便利なのか」といったご質問をいただくので、一例をご紹介します。

 

ASKフィールドはメイン文書にデータを差し込む時に入力を求めるメッセージを表示し、入力された値をブックマークに格納するフィールドです。そのブックマークをメイン文書に挿入しておけば一括して入力されたデータを差し込むことができます。(似た動作をするFILLINフィールドはこちら)


 

◆ シナリオ:差し込み印刷で送付状を作成する

複数の顧客に送付状を送ります。送付状はひな形(メイン文書)があり顧客データ(Excelファイル)を差し込み印刷します。しかし送付状の 作成担当は毎回同じとは限らないため、メイン文書には入力せず「担当」「外線」というブックマークのみメイン文書に挿入しておき、ASKフィールドによって入力されたデータをこのブックマークに格納することで担当者や外線番号を 一括差し込みします。

★ 上記のようにデータファイルにはない情報で一意ではないデータを入力したい場合に使います。尚、メイン文書に手入力するより次の点で便利です。

  • 入力されたデータを複数個所に一括して挿入できる

  • 入力項目の漏れを防ぐことができる(入力箇所を探す必要もない)

  • 他人が作業する場合でも入力箇所を指示する必要がない (メッセージボックスが自動で表示)

 

 ◎ STEP1: ASKフィールドを挿入する ◎   注:データファイルを接続したメイン文書で操作してください。

  1. 文頭にカーソルを置き「差し込み文書」タブ−「ルール▼」−「ASK(問い合わせ)…」をクリック

  2. 「ブックマーク」「問い合わせの文字列」を入力し(既定値は任意)し「1回だけ表示」★1にチェックを入れ「OK」をクリック

     ★1「1回だけ表示」にチェックを入れると差し込み時に1回のみメッセージを表示します。(チェックを入れないとデータレコード分表示されます)今回のように全ての送付状に同じ担当者名を入れるのであれば1回だけ表示させればOKです。
     

  3. メッセージが表示されたら「OK」をクリック  → ASKフィールドが挿入されました。

※補足:Alt+F9キーを押すとフィールドコードが確認できます。

{ ASK 担当者 ”担当者名を入力してください"  \d "山田太郎" \o }

 

◆◇◆ 補足:ASKフィールドを手入力する場合は ◆◇◆

  1. Ctrl+F9キーを押しフィールドコード入力

  2. { ASK ブックマーク名 "メッセージ文字列" \d "既定の文字列"  \o }  を入力(\o(1回のみ表示)と\d"既定の文字列"は省略可
    例:{ ASK  UserName  "名前を入力してください"  \d "佐藤 花子"  \o }

 

 ◎ STEP2:ブックマークを配置する ◎  

 

ASKフィールドによって入力された値はブックマークに格納されます。このブックマークフィールドをメイン文書に挿入します。

  1. CTRL+F9キーを押してフィールドコードを挿入
    {     }

  2. ブックマーク名を入力する
    {担当}

▼ 送付状 ひな形(メイン文書)

≪会社名≫

≪顧客氏名≫ 様

 

株式会社ABC

担当:{ 担当 }

外線:{ 外線 }

 

請求書を送付致します。

******************

 {担当} {外線}がブックマーク。ASKフィールドで入力されたデータをこのブックマークに格納します。

 

 ◎ STEP3:差し込み印刷を実行する ◎

  1. 「差し込み文書」タブ−「完了と差し込み▼」から「個々のドキュメントの編集」をクリックし「OK」をクリック

  2. ASKフィールドによりメッセージが表示されたら入力し「OK」をクリック(入力した値がブックマークに格納されます)

     

  3. 差し込み文書が作成される

 

 

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