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Outlook2010:ユーザー間で予定表を共有する (完全ガイド)

1. 共有予定表の利用(グループスケジュール機能)

対象:Exchange2010 + Outlook2010

ユーザー間で予定表を共有する (完全ガイド) TOPへ

1. 共有予定表の利用(グループスケジュール機能)

2. アクセス権の設定

3. 予定を非公開(非表示)にする

4. 予定表グループの作成

5. 予定表グループの変更と削除

6. 予定表フォルダを共有する


■ 共有予定表を開くには

まずは共有予定表(グループスケジュール)を使ってメンバーのスケジュールを確認する方法をご紹介します。

  1. 予定表を表示し、【ホーム】タブ−「予定表を開く▼」「共有の予定表を開く」

  2. ユーザーを指定し「OK」をクリック
    → ナビゲーションウィンドウに予定表が追加され 、社内ユーザーの予定が「予定あり」といった表示で確認★1できます。 (空き時間情報の確認)

     ▼ 共有予定表(月表示)… 他ユーザーの予定を「予定あり」といった表示で確認できます。

★1 Outlook初期設定では「公開方法 」を「予定あり」「外出中」「仮の予定」としている予定 は社内ユーザー間でお互いに表示されるため(アイテムが「予定あり」などと表示)空いている時間が分かります。「公開方法 」が「空き時間」のアイテムは表示されません。 (※予定表フォルダのアクセス許可の初期値が「空き時間情報」であるため。「なし」では何も表示されず、「参照者」以上の権限を付与されたユーザーは公開方法に関わらず全予定を閲覧可能(内容も閲覧可能))

 

■ 自分の予定を公開するには

予定アイテムを開き、「公開方法」を「予定あり」「仮の予定」「外出中」のいづれかに設定します。 公開したアイテムは社内ユーザーからは「予定あり」といった表示で参照されます。アクセス権を付与しなければ予定の内容(中身)までは 参照されません。尚、「空き時間」の予定は一切表示されません。★2

 

★2 参照者以上の権限を付与されたユーザーは「空き時間」の予定アイテムも閲覧可能です。

 

 

▼予定表フォルダのアクセス権によって、予定の公開内容は異なります。下記を理解しておきましょう。

アクセス許可レベル

共有予定表での公開内容(他ユーザーからの見え方)

なし

予定は何も公開されません。(”更新できませんでした”と表示)

空き時間情報

公開方法が「予定あり・外出中・仮の予定」のいづれか のアイテムは「予定あり」といった表示で参照されます。予定内容は公開されません。)

公開方法が「空き時間」の予定は表示すらされません。

 

※Outlook初期設定では「既定」(組織内全ユーザー)に対し「空き時間情報」が許可されています。

参照者  (以上)

公開方法に関わらず全予定アイテムの内容(中身)が 表示されます。

 

参照者以上のアクセス権を付与されたユーザーは、全予定(「公開方法=空き時間」の予定も)閲覧できます。但し「表示形式」が「グループスケジュール」 の場合、及び会議出席依頼の「スケジュールアシスタント」画面では、「公開方法=空き時間」の予定は表示されないことがあります。 (末尾の補足参照)

※アクセス権の設定方法については次章「2. アクセス権の設定」でご紹介しています。

 

 

■ 画面表示を変更するには

予定表を表示し「ホーム」タブ−「表示形式」にある「日」「稼働日」「週」「月」「グループスケジュール」ボタンをクリック

※ グループスケジュール表示は、多くのメンバーの予定や空き時間を一目で確認できるよう、横方向に時系列で表示

 

 

  まとめポイント&補足 

  • 予定表フォルダの既定のアクセス権は、社内全ユーザーに対し「空き時間情報」の読み取り許可となっています。そのためお互い に空いている時間が分かります。(=公開されている予定 (予定あり・外出中・仮の予定)の日時が参照できる)

  • 日時すら公開したくない予定は「公開方法=空き時間」とします。 (アクセス権が「空き時間情報」の読み取り許可の場合)

  • 公開方法に関わらず、自分の予定を一切公開したくない場合は予定表フォルダのアクセス権タブで「既定」=「なし」にします。

  • 予定表フォルダに「参照者」以上のアクセス権を付与されたユーザーは全予定( 「公開方法=空き時間」の予定も)を参照できますが、「表示形式」が「グループスケジュール」の場合は「公開方法=空き時間 」の予定は表示されないことがあります。これは閲覧しているOutlookで「オプション」−「予定表」−「表示オプション」にある「グループスケジュールに空き時間として公開されている予定を表示する」のチェックが外れている場合です。グループスケジュール表示で「空き時間」の予定も表示する場合はチェックを入れてください。(この設定は閲覧しているOutlookの表示設定であり、共有の予定表/自分の予定表に関係なく、「公開方法=空き時間」の予定がグループスケジュールで表示されるようになります。)
    尚、会議出席依頼の「スケジュールアシスタント」画面では上記チェックのON/OFFに関わらず「公開方法=空き時間」の予定は表示されません。

  • その他の共有予定表の開き方として、「ファイル」タブ−「開く」−「他のユーザーのフォルダー」で「フォルダーの種類」を「予定表」にし てユーザー名を入力する、ナビゲーションウィンドウで右クリックし「予定表の追加」からも開くことができます。

 

>>  2. アクセス権の設定

 

 

 

 


 

 

 


 

 

 

 

 

 

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