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Word+ Outlook: 差し込み印刷メールで添付ファイルを送りたい(ExcelもPDFもOK!)

 

 


 

 

対象Word全バージョン(2010〜2016以降)

差し込み印刷を使ったメール添付ファイルを送る方法をご紹介します。Wordファイルは勿論、ExcelファイルもPDFファイルも簡単に添付できます。1度に複数の添付も可能

通常機能としては、現在開いているWord文書を添付ファイルとして送信します。そこに別ファイルを挿入することでExcelなども添付可能になります。メール 本文への入力はできませんが添付ファイルとして入力や差し込みフィールドを挿入できます。

 

■ 操作方法

  1. アドレスデータを用意(アドレス、名前、会社名などのリスト。Excelデータ等)

  2. 添付したいWordファイル(新規も可。差し込みフィールド挿入可能)を開き、「差し込み文書」タブをクリック

  3. 「宛先の選択▼」→「既存のリストを使用」をクリック

  4. 「差し込み印刷の開始▼」ボタンをクリックし「電子メールメッセージ」をクリック

  5. 1で作成したリストを選択し「開く」−「OK」をクリック

  6. 「差し込みフィールドの挿入▼」をクリックし、差し込みたい項目を入れる(名前や企業名など)

  7. 「完了と差し込み▼」をクリックし「電子メールメッセージの送信」をクリック

  8. ▼ 宛先 … メールアドレスのフィールドを指定
    件名 … 入力する
    ▼ メール形式は「添付」とする

  9. 「OK」をクリックすると一斉に各宛先へ送信されます。文書に差し込みフィールドを挿入した場合はそれぞれ異なる内容を送信できます。


− ExcelやPDFファイルなどを添付する裏技 −

通常はWordファイルしかできないと思われていますが、実はExcelやPDFファイルも簡単に添付できます(マクロなどは全く不要)裏技となりますが、WordファイルにExcelやPDFファイルを添付すればいいだけです。これで結果的にどんなファイルも送信可能。

  1. Wordを起動し「差し込み文書」タブ →「差し込み印刷の開始▼」→ 「電子メールメッセージ」をクリック

  2. 「宛先の選択▼」→「既存のリストを使用」をクリックし、アドレスデータを指定し「OK」

  3. 「差し込みフィールドの挿入▼」をクリックし、差し込みたい項目 があれば入れる(名前や企業名など)

  4. 「挿入」→「オブジェクト」→「ファイルから」をクリックしExcelやPDFファイルを指定して「アイコンで表示」にチェックし「OK」

  5. 「完了と差し込み▼」をクリックし「電子メールメッセージの送信」をクリック

  6. ▼ 宛先 … メールアドレス(フィールド )を指定
    件名 … 入力(任意)
    ▼ メール形式は「添付」とする

  7. 「OK」をクリックすると一斉に各宛先へ送信されます。開いているWord文書に差し込みフィールドを挿入した場合はそれぞれ異なる内容を送信できます。

 

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