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Word 差し込み印刷:空白行(空レコード)なら飛ばしたい

 

 

 


 

 

データファイルに空白行(空レコード)があるとメイン文書にも空白が挿入されます(レターなら空ページ、ラベルなら空ラベル)空白 レコードは無視して飛ばす方法をご紹介します。 ※「名簿」は空白レコードを自動で飛ばすので処理は不要。


 

■方法(1) 簡単!アドレス帳で空白レコードのチェックを外す(対象:レター、ラベル)

「差し込み文書」タブ−「アドレス帳の編集」で空白行レコードのチェックを外す

 

■方法(2)  SkipIfフィールドで飛ばす(対象:レター)★ラベルはSkipIf使えない

{SkipIf  ○○ = "" }   {MERGEFIELD △△}   ※○○が空白なら(True)スキップして次へ。Falseならスキップしない(=現在のレコードの△△を差し込み)

 

… ≪氏名≫が空白なら 飛ばす、そうでないなら≪氏名≫を挿入

{SkipIf  {MergeField 氏名} = "" }  {MergeField 氏名}

 

■ 注意とPOINT!

IFフィールドと違ってNextIfとSkipIfはTrueとFalse両方を記述するのではありません。【Trueなら次】【Trueなら飛ばす】これだけです(Falseは記述しない)

 

よくNextIfフィールドで操作しようとする方がいらっしゃいます。「もし現在のフィールドが空白なら次へ」という条件を考えるようです。

例:{ NextIf  {MergeField  氏名 }  = "" }  {MergeField  氏名 }

 

これは一見動作するように見えますが「現在のレコードが空白なら次のレコードの値を挿入」という意味になります。ですから空白なら飛ばすのではなく必ず次のレコードの値は挿入 します。つまり、空白行が2行続くと2行目の空白は挿入されてしまいます。ですからこれは使えません。【条件を付けて挿入しない】のであればSkipIfフィールドを使いましょう。

 

★SkipIfフィールドについてはこちらにも詳しく載っています。

Word:SkipRecordIf(SkipIfフィールド)の使い方

Word:差し込み印刷でフィルタリングするには(重複データを除外する)

 

 

 

 

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