Word：差し込み印刷で通し番号（連番）を挿入 するには

差し込み印刷で通し番号を挿入する方法をご紹介します。いくつかの方法があるので操作しやすいもので行ってください。

■ 方法1：データファイル（Excelなど）に連番フィールドを作成する

1. データファイル（Excel）に連番の列を作成（番号はオートフィルなどで自動入力）

2. Word差し込み文書に連番フィールドを挿入

■ 方法2：メイン文書に番号フィールドを挿入する

 ラベル ・レター・名簿  対応 

　

◎方法1：MergeRecフィールド の挿入  {MergeRec}

• 全レコードに連番を割り当てる（除外レコードにも割り当てる）ため、除外レコードがあると番号が飛ぶ 。文書全体で連番を振る。

1. 「差し込み文書」タブ−「ルール」−「MergeRecord」をクリック →  ≪Merge Record #≫

2. 「複数ラベルに反映」をクリックし、「完了と差し込み」−「個々のドキュメントの編集」をクリック

 ラベル ・レター・名簿  対応 

　

◎方法2：ListNumフィールド の挿入  {ListNum}

• 差し込んだレコード分連番を挿入。ラベルとレターではページ毎に1から振り直される（文書で連番にするには抽出後、各ページのセクション区切りを削除するか、各ページ先頭のListNumフィールドに\sスイッチで開始番号を指定する か出力時のみ文書の種類を名簿に変更する）

1. 1つ目のラベルにカーソルを置き「挿入」タブ−「クイックパーツ」−「フィールド」をクリック

2. 「分類」を「番号」にし、ListNumを選択し、Number Defaultを選択し、リストのレベルを1として「OK」をクリック
   
   → 番号が挿入されます。（番号書式の変更は番号を右クリック−「段落番号」または「新しい番号書式の定義」で指定）
   　

3. 「複数ラベルに反映」をクリックし「完了と差し込み」−「個々のドキュメントの編集」をクリック

 レター・名簿  対応 

　

◎ 方法3：AutoNumフィールドを挿入する {AutoNum}

• 差し込んだレコード分、連番を挿入。文書全体で連番を振る。（ラベルでは同一行で同一番号が振られるため使えない）

1. 「挿入」タブ−「クイックパーツ」−「フィールド」をクリック

2. 「フィールドの名前」でAutoNumを選択し「書式」で数字書式を選択し「OK」をクリック

 レター・名簿  対応 

　

◎ 方法4：MergeSeqフィールドを挿入する

• 差し込んだレコード分、連番を挿入。レターではページ毎に連番が振られる（ 同一ページは同一番号）1ページ（１メイン文書）につき1レコード差し込みなら問題ありませんが{Next}により数件ずつ差し込むと、それらの番号は同じになります。 （名簿ではMergeSeqフィールドで全レコード分連番を振れる）

1. 「差し込み文書」タブ−「ルール▼」−「MergeSequence」をクリック

2. 「完了と差し込み」−「個々のドキュメントの編集」をクリック

　

  ---- 各フィールドの特徴（まとめ） ---- 

　

	特徴	名簿	レター	ラベル
MergeRec	全レコードに番号を割り当てる（除外レコードにも割り当てるため、除外すると番号が飛ぶ）文書全体を通して連番を振る。数値書式スイッチを使用可能。	◎	◎	◎
ListNum	差し込んだレコードに連番を振る。ラベル/レターではページ毎に番号が振りなおされるので、全体で連番を振るには\sスイッチで開始番号を指定するか、セクション区切りを削除するか、出力時に「名簿」に切り替える（名簿では全体で連番可能）	◎	△	△
AutoNum	差し込んだレコードに連番を振る。文書全体で連番を振り、開始番号の指定はできない。ラベルでは同一行で同一番号が振られるため使えない。番号種類は書式スイッチ（\* arabicなど）で指定できるもののみ。（段落番号からは不可）	◎	◎	×
MergeSeq	名簿及び1件ずつ差し込まれたレター(同一ページに複数レコードでは同じ番号）では連番を振れる。ラベルでは同一行で同一番号が振られるため使えない。レターでは複数ページ出力されると、ページごとに振りなおされるため調整が必要	◎	△	×

　

--- フィールド補足 --- (1)や第1回などの番号にしたい → 番号の前後に同一文字を付ける場合は手入力する。 対象：MergeRec,MergeSeq,AutoNum,ListNum ({MERGEREC})等、第{LISTNUM \l 1}回など。 　 番号書式を変更したい場合（0001,0002…）→ 数値書式スイッチを入力します。 対象：MERGEREC、MERGESEQ Alt+F9キーでフィールドコードを表示 → {MERGEREC} { MERGEREC \# 0000}などと入力 　 番号書式を変更したい → 段落番号から指定    対象：LISTNUM 番号を選択（{LISTNUM}  ←→ 数値の切り替えはAlt+F9キー） 番号を選択し右クリック−「段落番号」または「新しい番号書式の定義」から指定 　 番号書式を変更したい → スイッチで指定    対象：AUTONUM  Alt+F9キーでフィールドコードを表示 → {AUTONUM} { AUTONUM \*alphabetic}等と入力（フィールドを右クリック−「フィールドの編集」−「書式」で指定してもOK) 　 開始番号を指定するには → 式フィールドで足し算する（例↓1000から開始） 対象：MERGEREC、MERGESEQ  Alt+F9キーでフィールドコードを表示し{MERGEREC}を範囲選択する Ctrl+F9キーでフィールドコード{  }を入力し＝を入力 → {={MERGEREC}} + 999 と入力 → {={MERGEREC} +999 } Alt+F9キーを押し、F9キーを押して更新する → 1000 開始番号を指定するには → 開始番号スイッチで指定する   対象：LISTNUM {LISTNUM \l 1 \s 3} ※AUTONUMでは開始番号は指定できません。