データファイルに空白行(空レコード)があるとメイン文書にも空白が挿入されます(レターなら空ページ、ラベルなら空ラベル)空白
レコードは無視して飛ばす方法をご紹介します。 ※「名簿」は空白レコードを自動で飛ばすので処理は不要。
■方法(1)
簡単!アドレス帳で空白レコードのチェックを外す(対象:レター、ラベル)
「差し込み文書」タブ−「アドレス帳の編集」で空白行レコードのチェックを外す
■方法(2) SkipIfフィールドで飛ばす(対象:レター)★ラベルはSkipIf使えない
{SkipIf ○○ = ""
} {MERGEFIELD
△△}
※○○が空白なら(True)スキップして次へ。Falseならスキップしない(=現在のレコードの△△を差し込み)
例 … ≪氏名≫が空白なら
飛ばす、そうでないなら≪氏名≫を挿入
{SkipIf {MergeField 氏名} =
"" } {MergeField 氏名}
■ 注意とPOINT!
IFフィールドと違ってNextIfとSkipIfはTrueとFalse両方を記述するのではありません。【Trueなら次】【Trueなら飛ばす】これだけです(Falseは記述しない)
よくNextIfフィールドで操作しようとする方がいらっしゃいます。「もし現在のフィールドが空白なら次へ」という条件を考えるようです。
例:{ NextIf {MergeField 氏名 } = "" }
{MergeField 氏名 }
これは一見動作するように見えますが「現在のレコードが空白なら次のレコードの値を挿入」という意味になります。ですから空白なら飛ばすのではなく必ず次のレコードの値は挿入
します。つまり、空白行が2行続くと2行目の空白は挿入されてしまいます。ですからこれは使えません。【条件を付けて挿入しない】のであればSkipIfフィールドを使いましょう。
★SkipIfフィールドについてはこちらにも詳しく載っています。
Word:SkipRecordIf(SkipIfフィールド)の使い方
Word:差し込み印刷でフィルタリングするには(重複データを除外する)
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